cómo serán los eventos, congresos y conferencias en el mundo post-Coronavirus


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Uno de los daños colaterales de la crisis del coronavirus ha sido la industria de los eventos, las conferencias y los congresos. La lista de eventos que han sido suspendidos durante las últimas semanas es ya muy larga. La primera gran cancelación fue la del Mobile World Congress, que se tendría que haber celebrado en Barcelona a finales de marzo, pero a partir de ahí el listado fue aumentando y aumentando.

Los eventos de marca fueron echando unos tras otro el cerrojo. Lo hicieron los que se veían directamente afectados por la situación (sus fechas de celebración coincidían con las de los días de confinamiento) pero también de modo preventivo (algunos anularon su convocatoria de este año meses antes de celebrarse). La solución parecía la de posponer a fechas más tardías (a pesar de que la paranoia a las no-devoluciones no se lo pone fácil) o la de dar el salto a lo digital (como ha demostrado la popularidad creciente de los webinars durante estos días).

El impacto de la pandemia del coronavirus ha sido, por tanto directo, y sus efectos se han notado de forma inmediata. Sin embargo, no se puede pensar que, cuando termine la crisis, los eventos y los congresos de marcas e industrias volverán a la normalidad.

Las medidas de protección durarán mucho tiempo

Todo apunta a que las medidas de prevención se quedarán con nosotros bastante tiempo, lo que reducirá la interacción entre personas y las aglomeraciones, pero también a que muchas empresas y muchos trabajadores serán reticentes a volver a lo de siempre rápidamente.

Por ejemplo, Facebook ya ha cancelado todos los eventos que supongan una gran aglomeración de personas hasta junio de 2021. Esto supone que todos sus eventos con 50 o más asistentes quedan cancelados. Su conferencia de realidad virtual, por poner una muestra, se va a celebrar ya solo de un modo virtual. Es también lo que hará Apple con su conferencia de desarrolladores, cancelada de forma física y movida al entorno virtual.

Y el eco continuará más allá de este año. La IFA, que se celebra en Berlín cada año, usará un “nuevo concepto innovador”, según ha adelantado la propia organización. Poco se sabe de qué supone exactamente, pero sí que será un ajuste marcado por el coronavirus.

Cómo serán los eventos y las conferencias en el día después

Aunque la industria cree, como apunta un columnista en el Financial Times, que las conferencias y los eventos volverán en algún momento a la normalidad y a lo físico, porque se sigue buscando un contacto cara a cara para hacer negocios, es incuestionable que la crisis del coronavirus afectará al diseño y a la organización de este tipo de acciones y a cómo se participa en ellas.

Más allá de la ubicuidad de la tecnología y del uso recurrente de soluciones que permitan asistir desde casa a este tipo de eventos (desde uso de Zoom a webinars, las herramientas de moda estas semanas), las conferencias, los eventos y los congresos tendrán que reajustarse al nuevo contexto.

Igual que el turismo local crecerá en los próximos meses, ya que la movilidad estará limitada y los ciudadanos preferirán no irse muy lejos de casa, también cambiará el modo en el que se viaja en el turismo de conferencias. Es de esperar que aumenten los eventos más locales, que se busque más llegar a la proximidad.

Por ejemplo, los grandes congresos y eventos de marketing tendrían que pasar de un gran evento en una gran ciudad que funcione como foco de atención, como Barcelona o Madrid, a hacer sesiones más pequeñas y en áreas más concretas. En lugar de reunir a todo el mundo en una ciudad, las sesiones se multiplicarán y llegarán a audiencias específicas en ciudades más pequeñas.

Menos apretones de manos, más eventos híbridos

Pero no solo eso. El cambio será mucho más transversal y afectará a la esencia de los propios congresos. Como apuntan en The Drum es posible que se migre a un formato híbrido de congresos, en los que los eventos se mezclen con lo virtual. Esto es, se seguirán celebrando eventos y conferencias pero con una audiencia limitada, llegando a la más masiva echando mano de la tecnología y de soluciones como el streaming. A ello hay que sumar que aumentará la presión por cumplir con ciertos elementos – con la sostenibilidad – y por ser más transparentes, lo que cambiará también la organización de eventos y lo que se posiciona frente a los potenciales asistentes.

En la organización, como señalan en un análisis sobre los eventos y congresos con los que ‘vende’ sus productos y avances la industria farmacéutica (y que es fácilmente extrapolable), también será mucho más importante contar con planes de contingencia. Si hasta ahora no se pensaba necesariamente en contar con un plan B ante calamidades, ahora será algo que se dará por hecho y por sentado.

Y, por supuesto, también cambiará la etiqueta y las normativas sociales de lo que está bien y lo que no. Los apretones de mano, el regalar merchandising de marca que todo el mundo ha toqueteado en un stand o el intercambiar tarjetas podrían tener una supervivencia complicada en el mundo post-covid, al menos hasta que no se nos olviden sus efectos.



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